Si tu as tapé cette question dans ton moteur de recherche ce matin après avoir jeté un œil à tes e-mails en attente et la liste des tâches plus urgentes les unes que les autres, on a la solution pour toi.
Dans cet article, on te propose de découvrir nos conseils pour être plus productif au travail, travailler plus vite et enfin dire bye bye au stress et à la procrastination : que tu sois freelance ou salarié, la team Horus X t'explique comment booster ta productivité !
⚠️ Cet article se concentre sur ton organisation perso. On a un article sur les outils de productivité qui arrive très bientôt pour compléter tout ça !
C'est quoi, être productif ?
Pour gagner en productivité, il faut déjà saisir une notion importante : ton efficacité n'est pas forcément liée au temps de travail ! En d'autre termes, ce n'est pas parce que tu restes derrière ton écran tout au long de la journée que tu vas abattre la montagne de tâches sur ta to-do list et être réellement productif.
Prenons la définition de la productivité selon l'Insee :
« En économie, la productivité est définie comme le rapport, en volume, entre une production et les ressources mises en œuvre pour l'obtenir. »
Comme tu peux le voir, le temps n'est pas une notion qui entre en compte dans la notion de productivité, même si la gestion de ton temps a une grande importance pour devenir plus productif (mais ça, on t'en parle plus bas).
Être productif c'est donc être efficace au travail : pouvoir accomplir les tâches et objectifs fixés, respecter les deadlines en mettant à disposition les ressources et outils dont on dispose.
Conseil numéro 1 : pose des objectifs clairs et atteignables pour gagner en productivité
Pour être efficace, il faut commencer par faire le point sur ses objectifs. La règle de base est de définir des objectifs clairs, atteignables et réalistes selon la méthode SMART.
Elle consiste à définir tes objectifs selon 5 critères :
- 🔍 S comme spécifique : définis ton objectif précisément
- 📏 M comme mesurable : indispensable pour évaluer la progression et l'atteinte de ton objectif
- ✅ A comme atteignable : ton objectif doit être atteignable et acceptable
- 🙌 R comme réaliste : ne mets pas la barre trop haut
- ⏱️ T comme temporel : en te donnant un délai, tu pourras mieux évaluer la gestion du temps lié à cette tâche ou l'ensemble de tâches pour arriver à ton objectif
En faisant cela, tu pourras déjà faire le tri et retrouver plus de cohérence dans ce que tu fais et pourquoi tu le fais.
Conseil numéro 2 : Liste les tâches importantes et établis des priorités
Une fois tes objectifs clairement définis, on te conseille de lister toutes les tâches de travail à accomplir pour y voir plus clair : tu constateras forcément qu'il y a des tâches plus importantes que d'autres et celles que tu pourras déléguer, repousser, voire abandonner.
Double effet kiss cool de la liste de tâches : te vider le cerveau !
En notant au clair tout ce que tu as à faire, tu peux mieux visualiser l'ampleur du travail mais aussi faire le tri. Car oui, tu ne peux pas tout faire et toutes les cases de ta to-do list ne pourront pas être cochées en une seule journée.
Si tu veux gagner en efficacité, une astuce qui peut faire la différence est de dresser une liste claire avec les choses à effectuer la veille pour le lendemain en fonction de la quantité de travail qu'il te reste en fin de journée.
Une fois cette première liste de tâches au clair, il est temps de passer au tri et prioriser : évalue l'importance de chaque action et son lien avec ton objectif. Quelle est la tâche prioritaire et quelles sont celles qui le sont moins ? Quelle est celle qui nécessite un travail d'équipe et quelles sont celles qui peuvent attendre ?
En classant les choses à faire, tu as plus de chances de boucler tes tâches plus rapidement et de perdre moins de temps : mâche-toi le travail en établissant un plan d'action clair sans t'éparpiller.
Conseil numéro 3 : Adopte une organisation sur mesure pour une journée plus productive
Tu l'auras deviné, une des clés pour optimiser ta productivité c'est de bien s'organiser.
Une fois les objectifs clairement définis et les tâches priorisées, il te faut maintenant adopter une organisation aux petits oignons qui te permettra de gagner en efficacité au travail mais aussi profiter de moments de détente le reste de la journée.
Nos petits tips organisation pour une journée productive :
- 📝 Prépare un plan d'action : on en a parlé juste au dessus, la liste de tâches, c'est vraiment la base. En fin de journée, prends 5 minutes pour noter et prioriser ce que tu veux faire le lendemain pour avancer sur les projets en cours. Tu peux aussi faire une "done list" qui permet de voir ce qui a déjà été fait et le rayer et ça, c'est super satisfaisant.
- ✋ Évite le mode multitâche : essaie plutôt de te concentrer sur une tâche à la fois, passe d'une tâche à une autre en commençant par la tâche la plus importante. Tu te disperseras moins et tu visualiseras plus clairement ta progression. Le plus souvent, le multitâche est un piège, ne tombe pas dedans.
- ✂️ Découpe ton travail en micro tâches clairement identifiables : indispensable quand tu es sur un gros projet, mais c'est valable pour tout ! Liste les étapes nécessaires à l'atteinte de l'objectif, les ressources nécessaires, les éventuelles tâches à déléguer ainsi que celles que tu peux automatiser et prends chaque micro tâche une par une pour avancer.
- ⌚️ Aménage des plages de travail avec un temps défini pour une tâche donnée : en fonction de l'ampleur du travail, prévois une session de 30, 60 voire 90 minutes entièrement dédiée à un objectif précis. Tu peux planifier ta journée de travail avec un planning papier ou des outils dédiés. Certaines méthodes sont même basées sur l'utilisation d'un minuteur, comme la méthode Pomodoro, qui consiste à organiser son temps de travail par sessions de 25 minutes suivies de 5 minutes de pause pour être focus sur de petites durées.
- 🐸 Mange ton crapaud tous les matins : OK, celle là a dû au moins te faire sourire, mais sache que ce n'est pas nous qui l'avons inventée. Elle vient de Brian Tracy qui utilise l'image de la grenouille de Mark Twain, Mangez une grenouille vivante dès le matin et rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée : en gros, si tu te débarasse de la tâche la plus pénible en début de journée, tu évites de procrastiner et tu te sens plus léger. Par contre, on te déconseille le batracien au petit déj, c'est un peu lourd à digérer.
- 📦 Teste le batching : et si tu regroupais toutes les tâches similaires pour les effectuer en une seule fois ? C'est le principe du batching. De cette façon, tu élimines les petites tâches chronophages comme la gestion des mails en une heure chaque matin, par exemple.
- ⏸️ Fais des pauses régulières : contrairement à ce qu'on pourrait croire, faire des pauses est essentiel pour gagner en productivité. Ça te permet de recharger tes batteries et c'est indispensable pour ton bien-être au travail !
💡 À savoir : ta journée de travail idéale ne ressemble peut-être pas à celle du voisin : certains sont plus efficaces en 3 heures de travail là où d'autres ont besoin d'une journée, certains sont plutôt du matin et d'autres non. Enfin, tu as peut-être remarqué que certaines méthodes d'organisation ne te convenaient pas forcément. On te rappelle donc que les conseils qu'on te donne ici sont des pistes à tester et adapter selon tes préférences.
Conseil numéro 4 : Booste ta concentration et évite les distractions
Ce n'est pas un mystère, pour booster la productivité au travail comme ailleurs, il faut éliminer les distractions !
Si tu veux suivre correctement ton planning et ta liste de tâches, on te recommande d'instaurer des sessions de deep work pour boucler chaque étape en lien avec tes objectifs.
Et là tu nous dis le deep work, qu'est ce que c'est ?
Cette méthode de productivité mise en avant par Cal Newport peut se traduire par « travail profond » en français :
« Le Deep Work est la capacité à se concentrer sans distraction sur une tâche difficile. C’est une compétence qui vous permet de maîtriser des informations compliquées et de produire de meilleurs résultats en moins de temps. »
En gros, lors d'une session de deep work, tu restes focus sur une tâche donnée en éliminant les distractions.
C'est généralement une méthode recommandée pour les projets qui requièrent beaucoup d'implication, de temps et d'attention, mais ça peut aussi te permettre d'abattre plus de travail en moins de temps.
Comme pour la méthode Pomodoro, on te conseille d'alterner session de travail et pauses : le bon ratio c'est 45 minutes de concentration (maximum 90) pour minimum 5 minutes de break.
Mais comment on évite les distractions ? Bonne question ! Tu l'as sans doute remarqué, mais nos journées sont rythmées par une multitude de stimulations et on a bien souvent du mal à rester concentré sur une seule activité.
Notre conseil pour te couper des éléments perturbateurs quand tu veux rester productif : mets un casque anti bruit avec une playlist spécialement conçue pour travailler, coupe les notifications sur ton téléphone ou mets le carrément dans une autre pièce pour éviter d'être tenté de le regarder.
Il existe même des applications qui limitent le temps d'écran pour rester concentré.
Tu peux aussi booster ta concentration en pratiquant la relaxation au quotidien : si tu veux savoir comment, on te conseille de lire notre guide complet sur la méditation pour améliorer sa concentration !
Conseil numéro 5 : Optimise ton espace de travail pour plus de confort
Et oui, le confort au travail est une vraie valeur ajoutée pour ta productivité !
Ne néglige pas l'importance d'une bonne posture au bureau et d'un espace de travail ergonomique : ça te permettra d'une part de limiter l'apparition de douleurs et autres TMS (Troubles Musculosquelettiques), mais aussi de te mettre dans de bonnes conditions et donc d'être plus efficace.
Nos recos pour un poste de travail ergonomiques :
- 🖥️ Un bureau adapté : la hauteur de ton écran doit être alignée avec celle de tes yeux pour respecter l'axe tête cou tronc. Le must, c'est un bon bureau assis-debout pour éviter la position statique !
- 🪑 Une chaise confortable : comme pour un bon set up gaming, ton siège a toute son importance, on te conseille de le choisir avec soin.
- 🖱️ Une souris ergonomique : au bout de longues heures sur un ordinateur, tu peux commencer à ressentir des douleurs au poignet si tu n'as pas opté pour la bonne souris.
- 🤓 Pense à filtrer la lumière bleue nocive : si tu passes beaucoup de temps devant les écrans, pense à utiliser des lunettes pour filtrer la lumière bleue artificielle, responsable entre autres de fatigue oculaire et de complications sérieuses à terme. On t'explique tout ici. Pour le travail, on te propose des lunettes élégantes avec la meilleure filtration du marché : notre collection Nomade. Les gros utilisateurs d'écran pourront aussi se tourner vers notre collection Gaming.
💡 À savoir : l'intensité d'éclairage de ton écran a aussi son importance ! Pour plus de confort, choisis la luminosité d'écran idéale pour les yeux, en plus de lunettes anti lumière bleue de qualité.
Conseil numéro 6 : Préserve ton sommeil pour être performant en journée
La dernière astuce qu'on peut te donner pour booster ta performance au travail, c'est de bien dormir et d'avoir une hygiène de vie saine.
Ça peut paraître bateau dit comme ça, mais est ce que tu as déjà essayé de travailler sur un gros projet après une nuit blanche ou une indigestion ? Si c'est le cas, tu vois sûrement de quoi on parle : le sommeil réparateur de qualité est ton meilleur allié pour être frais et dispo au bureau, tandis qu'une bonne hygiène de vie te maintient en forme pour toutes tes activités.
Si tu veux en savoir plus sur le sujet, on te conseille de jeter un œil sur notre guide complet : comment avoir un sommeil profond et réparateur en quelques conseils simples !
Le mot de la fin : comment être plus productif au travail
- Contrairement à ce que tu pourrais penser, la productivité au travail est d'avantage liée à ton efficacité qu'au temps passé derrière ton écran : être productif, c'est arriver à boucler ses tâches et atteindre ses objectifs avec les ressources dont on dispose
- La première étape pour booster sa productivité, c'est de faire le point sur ses objectifs : ils doivent être clairs, atteignables et réalisables dans un délai connu. Sans ça, tu navigues à vue, et c'est déjà mal barré pour gagner en efficacité
- Ton organisation a un rôle fondamental : dresse des listes de tâches claires, priorise-les, découpe-les et divise ta journée en blocs de temps entrecoupés de pauses pour aller au bout de tes objectifs quotidiens
- Pour être productif, tu dois aussi être capable de te concentrer : à l'heure de l'hyperconnectivité, nous sommes nombreux à avoir de plus en plus de mal à rester focus sur une tâche donnée. Débarrasse-toi des distractions et aménage des plages horaires uniquement dédiées au travail selon ton rythme personnel.
- Ne néglige pas l'importance du confort de ton poste de travail ainsi que ta qualité de vie : un bon sommeil et une bonne hygiène de vie te permettront de booster ta productivité ainsi que ton bien-être (et ça, c'est très important également !)
